Reglement ZoniënTrail 05/11/2023

1. Beschrijving

De ZoniënTrail is een sportief evenement langs de natuurlijke paden van het Zoniënwoud.
Er zijn 3 loopevenementen met afstanden van respectievelijk 5 km (Start 2 Trail), 15 km (Trail 4 Veerle) en 25 km (ZoniënChallenge) en 2 wandelevenementen (ZoniënWalk) met een afstand van 7 of 15 km.
De officiële afstanden staan vermeld op de website onder voorbehoud van een wijziging op het laatste ogenblik.
Mocht dit het geval zijn zal de verandering uiterlijk de dag zelf op de website gecommuniceerd worden.
Het vertrek en de aankomst vinden, tenzij anders vermeld, plaats aan het Gemeenschapscentrum "De Bosuil" in Overijse.
Behoudens uitzonderlijke toelating, is het verboden om op de omloop begeleid te worden door een dier of door een persoon die niet is ingeschreven.

2. Voorwaarden voor de deelname

Iedere deelnemer verbindt zich ertoe om volgende punten te respecteren:

• Minimum leeftijd op datum van het evenement voor deelname aan volgende loopevenementen:
  • voor de 15 km: beperkt tot mensen geboren voor 31 dec. 2011
  • voor de 25 km: beperkt tot mensen geboren voor 31 dec. 2007
• De natuurlijke omgeving en de infrastructuur waar de wedstrijd plaatsvindt en iedere deelnemer verbindt er zich tevens expliciet toe geen afval weg te werpen.
• De aanwijzingen van de vrijwilligers die aanwezig zijn om het goede verloop van de wedstrijd te verzekeren.
• De omloop en de wegmarkering van de verschillende evenementen en tevens van de organisatie.

Iedere deelnemer die zich niet houdt aan het reglement stelt zich bloot aan uitsluiting van de wedstrijd. De beslissing zal door de organisatie genomen worden. Iedere persoon die niet reglementair is ingeschreven (met een borstnummer of polsband) kan niet beschikken over de faciliteiten of over de andere voordelen die aan de wedstrijd verbonden zijn (infrastructuur, bevoorrading, geschenken,...).

3. Inschrijving

Alle inschrijvingen gebeuren in principe op voorhand en elektronisch via de website van de ZoniënTrail (http://www.zonientrail.be) of rechtstreeks via het inschrijvingsplatform van UltraTiming (https://www.ultratiming.be). Deze inschrijvingen zijn mogelijk tot vrijdag 3 november 2023 om 23u59.
Inschrijvingen ter plaatse zijn ook nog mogelijk.
Inschrijvingen gebeuren individueel voor elk van de evenementen.
Het maximaal aantal deelnemers per evenement is beperkt volgens de aantallen vermeld op de website.
Na initiële inschrijving zijn enkel volgende wijzigingen mogelijk:

• Het wijzigen van de deelname naar een wedstrijd van kortere afstand. Dit dient te gebeuren via het contactformulier op de ZoniënTrail website. Dit geeft geen recht op (gedeeltelijke) terugbetaling.
• Het corrigeren van persoonlijke gegevens(GSM, e-mailadres,…). Dit dient te gebeuren via de persoonlijke zone op het inschrijvingsplatform van UltraTiming.

De deelnemer kan zijn inschrijving ZELF annuleren en dit tot 3 weken voor het evenement. Annuleren gebeurt via het inschrijvingsplatform van UltraTiming (https://www.ultratiming.be). Het inschrijvingsgeld wordt in geen enkel geval terugbetaald.

4. Nadrukkelijke instemming van de deelnemer

Personen die deelnemen aan de wedstrijd geven stilzwijgend aan het organisatiecomité het recht om hun persoonlijke gegevens, hun prestatietijden en beeldmateriaal van de wedstrijd (foto, video, enz.) te gebruiken voor berichtgeving (via websites, sociale media, pers, enz.) over dit evenement en/of eventuele volgende edities. Hiervoor kan de deelnemer nadien geen vergoeding eisen.

5. De omloop

De organisatoren behouden zich het recht om het parcours en de bevoorradingszones zonder voorafgaandelijke verwittiging te wijzigen.

6. Annulering of stopzetting van de wedstrijd

De organisatie behoudt zich op ieder moment het recht om de wedstrijd te annuleren of stop te zetten en dit meer bepaald wanneer de omstandigheden het opdringen zoals bijvoorbeeld (niet beperkende lijst):

• Slechte weersomstandigheden,
• Politieverbod om de wedstrijd te laten doorgaan of doorgangsverbod op een relevant gedeelte van de omloop,
• Omwille van veiligheids- of andere uitzonderlijke redenen die het moeilijk of onmogelijk maken om de wedstrijd te laten doorgaan.

Deze omstandigheden geven echter geen recht op een terugbetaling van het inschrijvingsgeld of op enige andere vorm van vergoeding. Bij annulering van de wedstrijd beoogt de organisatie de wedstrijd op een nieuw te kiezen datum te laten doorgaan en zal iedere persoon wiens inschrijving afgerond en betaald is automatisch ingeschreven worden voor de wedstrijd op de nieuwe datum en dit zonder bijkomende kosten.

7. Klassement en prijzen

Enkel de lopers die de eindstreep halen worden opgenomen in de uitslagen.
Iedere loper dient op een zichtbare wijze het borstnummer op zijn/haar borst te dragen om zo de tijdmeting optimaal te laten verlopen.
Voor elk van de 3 loopevenementen zijn er volgende prijzen voorzien:

• Eerste 3 mannen die de finishlijn overschrijden
• Eerste 3 vrouwen die de finishlijn overschrijden

Klachten met betrekking tot de tijdmeting dienen ten laatste één week na de wedstrijd gemeld te worden via het contactformulier op de website van ZoniënTrail.

8. Verantwoordelijkheid

Door zijn/haar inschrijving verklaart de deelnemer in het kader van zijn of haar deelname aan het evenement ZoniënTrail de verantwoordelijkheid van de organisator uit te sluiten voor iedere materiële schade die hij/hij zou hebben opgelopen tijdens dit evenement.
In geval van een ongeval zijn de deelnemers wel verzekerd tegen "lichamelijke ongevallen" via "Evenementenverzekering" bij Sporta.
De deelnemer verklaart tevens in goede gezondheid te zijn en voldoende getraind te zijn om aan het evenement waarvoor hij/zij zich heeft ingeschreven deel te nemen. Als organisatie raden we een preventief medisch sportonderzoek aan.
De organisatie kan in geen geval verantwoordelijk gesteld worden voor diefstallen en incidenten die zich zouden voordoen in de kleedkamers of in de locatie waar het gebeuren plaatsvindt dit zowel voor, tijdens en na de wedstrijd.
Door de betaling van het inschrijvingsgeld wordt de inschrijving bevestigd en verklaart de deelnemer/deelneemster dat hij/zij het reglement van de ZoniënTrail gelezen heeft en er mee akkoord gaat.

9. Geldigheid clausules

Indien één of enkele artikels van dit reglement nietig of onwettig zouden zijn, om welke reden dan ook, doet dit geen afbreuk aan de geldigheid van de andere onderdelen van dit reglement.